Automatización y No-Code · AUT-121

Power Automate: plantillas Word, SharePoint e IA

Rellenar plantillas de Word desde formularios, archivar en SharePoint y asistir la respuesta de correo con IA.

Disponible Intermedio 6 módulos · 26 clases

Formato asíncrono Empresa / PYME, Administración pública Power Automate, ChatGPT

NO-CODE IA DIGITALIZACION

Lo que aprenderás

Rellenar una plantilla de Word con controles de contenido y convertir el resultado a PDF.
Diseñar bibliotecas de SharePoint con metadatos y archivar documentos aplicando la clasificación correcta.
Montar aprobaciones con varios revisores y registrar la decisión en una lista de seguimiento.
Llamar a un modelo de lenguaje desde un flujo para proponer un borrador de respuesta de correo.
Extraer campos de un adjunto y volcarlos en una lista sin transcribir a mano.
Controlar errores por paso con configuración de reintentos y avisos al responsable del proceso.

Contenido del curso

6 módulos · 26 clases en vídeo · práctica guiada en cada módulo

Módulo 1 · Punto de partida 4 clases

El circuito documental completo
Qué se automatiza y qué revisa una persona
Preparar el entorno de pruebas en SharePoint
Inventario de plantillas existentes

Módulo 2 · Plantillas de Word 5 clases

Controles de contenido y nombres de campo
Acción Rellenar plantilla de Word
Conversión a PDF y nombrado del fichero
Tablas repetidas dentro de la plantilla
Casos con campos vacíos

Módulo 3 · SharePoint como archivo 4 clases

Bibliotecas, columnas y tipos de contenido
Metadatos obligatorios y validación
Estructura de carpetas frente a metadatos
Permisos por biblioteca y por elemento

Módulo 4 · Aprobaciones 4 clases

Aprobación simple y con varios revisores
Recordatorios y plazos de respuesta
Registro de la decisión en una lista
Reasignación y sustituciones

Módulo 5 · Correo asistido con IA 5 clases

Clasificar el correo entrante por tipo
Componer la instrucción para el modelo
Borrador de respuesta para revisión humana
Extraer campos de un adjunto hacia una lista
Límites y avisos cuando el modelo no responde

Módulo 6 · Fiabilidad y cierre 4 clases

Reintentos y control de errores por acción
Avisos al responsable cuando un flujo falla
Documentación y traspaso del proceso
Caso final: circuito documental de principio a fin

Requisitos

Haber construido flujos en Power Automate o cursado la iniciación.
Cuenta de Microsoft 365 con SharePoint y permisos para crear bibliotecas y listas.
Clave de API de un servicio de modelos de lenguaje para el bloque asistido.

Descripción

Contratos, certificados, informes y comunicaciones se siguen escribiendo copiando la plantilla del año pasado, cambiando el nombre a mano y guardando el fichero donde toque, o donde parezca. El resultado son documentos con datos desactualizados, carpetas sin criterio y trabajo dedicado a una tarea que la propia plataforma puede hacer sola.

El curso monta el circuito completo: un formulario recoge los datos, un flujo rellena la plantilla de Word con controles de contenido, genera el PDF, lo archiva en SharePoint con sus metadatos y lanza la aprobación que corresponda. En el último bloque se añade un modelo de lenguaje para proponer borradores de respuesta que una persona revisa antes de enviar.

Queda un proceso documental trazable, con documentos generados siempre de la misma forma y archivados donde después se pueden encontrar. La persona responsable del proceso deja de ser el cuello de botella y el circuito sobrevive a un cambio de puesto. Encaja con el curso de agentes conversacionales en Copilot Studio y con el de automatización documental en administración pública, que añade registro, expediente y conservación.

¿Para quién es este curso?

Personal de administración que genera certificados y contratos a partir de plantillas repetidas.
Responsables de calidad que necesitan trazabilidad de aprobaciones y versiones de documento.
Técnicos de administración pública que archivan documentación en bibliotecas con metadatos obligatorios.