Automatización y No-Code · AUT-142

Automatización documental en administración pública

Registro, expedientes y notificaciones automatizados en n8n y Nextcloud con trazabilidad y conservación.

Próximamente Intermedio 6 módulos · 25 clases

Formato asíncrono Administración pública n8n, Nextcloud

NO-CODE DIGITALIZACION

Lo que aprenderás

Modelar un expediente electrónico con su estructura de carpetas, metadatos y estados en Nextcloud.
Automatizar el asiento registral de entrada y salida con numeración correlativa y sello de tiempo.
Generar notificaciones y acuses a partir de plantillas con los datos del expediente.
Registrar cada actuación en una traza inalterable que permita reconstruir la vida del expediente.
Aplicar políticas de conservación y de acceso conforme a la normativa de archivo aplicable.
Documentar el proceso automatizado para que resista una auditoría o un cambio de personal.

Contenido del curso

6 módulos · 25 clases en vídeo · práctica guiada en cada módulo

Módulo 1 · Presentación y marco de trabajo 4 clases

Qué exige un procedimiento administrativo a una automatización
Piezas del circuito: registro, expediente, notificación y archivo
Entorno de prácticas con n8n y Nextcloud
Inventario del procedimiento a digitalizar

Módulo 2 · Registro de entrada y salida 4 clases

Canales de entrada: formulario, correo y sede
Numeración correlativa y sello de tiempo
Datos mínimos del asiento
Justificante de presentación para la persona interesada

Módulo 3 · Expediente en Nextcloud 5 clases

Estructura de carpetas y convenios de nombrado
Metadatos y etiquetas del expediente
Estados y transiciones del procedimiento
Permisos por unidad y por persona tramitadora
Enlaces compartidos con caducidad

Módulo 4 · Documentos y notificaciones 4 clases

Plantillas y generación de documentos
Composición de la notificación con datos del expediente
Envío, acuse y reintentos
Recordatorios de plazo

Módulo 5 · Trazabilidad 4 clases

Qué se registra en cada actuación
Traza inalterable y verificación de integridad
Reconstruir la vida de un expediente
Informes para auditoría

Módulo 6 · Conservación y cierre 4 clases

Series documentales y plazos de conservación
Transferencia y eliminación controlada
Protección de datos en el circuito
Caso final: digitalizar un procedimiento propio

Requisitos

Manejo de n8n a nivel intermedio: rutas, HTTP y credenciales.
Conocer los procedimientos administrativos de la propia entidad.
Una instancia de Nextcloud disponible para prácticas, propia o de laboratorio.

Descripción

En muchas entidades pequeñas la tramitación se sostiene con correo, carpetas compartidas y una hoja de cálculo que hace de registro. Funciona hasta que hay que demostrar cuándo entró un documento, quién lo tramitó y qué se notificó, o hasta que la persona que conocía el circuito cambia de puesto.

El curso construye un circuito documental completo sobre n8n y Nextcloud: entrada por formulario o correo, asiento en el registro con numeración y sello de tiempo, creación del expediente con su estructura y metadatos, generación de la notificación y traza de cada actuación. Todo con herramientas instalables en infraestructura de la propia entidad.

El resultado es un procedimiento reproducible y auditable, con reglas de conservación y de acceso explícitas y documentadas, que no depende de que alguien recuerde cómo se hacía. Sirve como base para digitalizar otros procedimientos de la entidad y encaja tanto con los cursos de automatización con n8n como con el de portales de administración pública construidos en Drupal.

¿Para quién es este curso?

Personal de secretaría de ayuntamientos pequeños que lleva el registro con hojas de cálculo.
Técnicos de administración electrónica que digitalizan procedimientos con recursos limitados.
Responsables de archivo que necesitan trazabilidad y conservación en procesos automatizados.